الفوترة الآلية للبائعين
البريد الإلكتروني: يمكن تقديم الفواتير عبر البريد الإلكتروني: apinvoice@wmata.com. يرجى تقديم فاتورة واحدة ومستندات داعمة لكل مرفق PDF. يمكنك تقديم أكثر من ملف PDF واحد في كل بريد إلكتروني.
فاكس: الفواتير المقدمة عبر الفاكس رقم 1-866-534-9063. يرجى تقديم فاتورة واحدة وأي أو جميع المستندات الداعمة لهذه الفاتورة عبر الفاكس.
البريد العادي: هذا عنوان صندوق بريد جديد WMATA مخصص فقط لفواتير الموردين. يرجى عدم إرسال المراسلات إلى هذا العنوان، ويرجى تحديث سجلاتك وفقا لذلك.
WMATA - الحسابات الدائنة
صندوق بريد 1910
بيلتسفيل، ماريلاند 20704-1910
متطلبات الفواتير
يجب أن تحتوي كل فاتورة على المعلومات التالية. قد يؤدي عدم الامتثال إلى تأخير في معالجة الفاتورة أو إرجاع الفاتورة.
- اسم البائع مكتوب بوضوح ومرئي؛ يجب ألا يكون فقط جزءا من شعار.
- رقم فاتورة فريد لكل شحنة أو خدمة. لا تقم بتضمين علامات الترقيم أو الحروف الخاصة أو لا تعيد استخدام أي رقم فاتورة خلال 24 شهرا.
- تاريخ الفاتورة
- شروط الدفع
- إجمالي مبلغ الفاتورة
- التحويل إلى: يجب أن يكون العنوان/المعلومات مكتوبا بوضوح ومرئيا على كل فاتورة.
- رقم طلب الشراء: يجب تضمين طلب الشراء في كل فاتورة مقدمة. يجب أن يكون ما يلي متوافقا مع WMATA الوسام الممنوح به.
- مصطلحات الشحن - عنوان "الشحن إلى"
- وصف كل عنصر يتم إرساله للفاتورة. يجب على كل فاتورة تفصيل المنتجات والمواد والإمدادات وقطع والمعدات والعمل (أي التركيب أو الخدمات) وسرد التكلفة المرتبطة لكل عنصر. الأوصاف الفنية و/أو أرقام النماذج أو الأجزاء (وحدها) ليست أوصاف كافية.
- كمية ببند
- تكلفة الوحدة
- التكلفة الممتدة حسب العنصر
- إجمالي تكاليف الشحن/المناولة فقط عندما تمت الموافقة مسبقا على WMATA الشراء الممنوح
- الاتصال: يجب أن يكون الاسم وعنوان البريد الإلكتروني على كل فاتورة مقدمة وإلا سيتم رفضها
يجب إرسال جميع المستندات الداعمة للفاتورة مع الفاتورة وقت إصدار الفوترة. يطلب من جميع مقدمي الخدمات/المقاولين تضمين وثائق داعمة معتمدة للخدمات والعمل المنجز (أي جداول زمنية تشمل تفاصيل العقود الفرعية/DBE). يجب أن تلتزم المستندات الداعمة بشروط وأحكام العقد. سيكون هناك تأخير في الدفع أو عدم الدفع إذا تم استلام فاتورة بدون مستندات داعمة مناسبة عند الحاجة.
الإشعارات
تتيح ميزة الإشعارات الآلية للبائع تتبع الفواتير طوال عملية الموافقة.
- إشعار 1: يتلقى البائع إشعارا عند التسليم الناجح بأن الفاتورة قد استلمت. سيتم توفير معلومات الاتصال عبر البريد الإلكتروني إذا كانت هناك أسئلة إضافية.
- إشعار 2: لاحظ أن الفاتورة في مرحلة الدفع.
- إشعار 3: إشعار بأن الفاتورة قد تمت الموافقة عليها للدفع.
- إشعار 4: يتلقى البائع هذا الإشعار فقط إذا تم رفض الفاتورة. سيتضمن الإشعار تفاصيل الرفض ومعلومات اتصال محددة لحل المشكلة.
إذا كان لديك أي أسئلة حول كيفية تقديم الفاتورة عبر هذه العملية الجديدة، يرجى التواصل مع wmata_invproc@databankimx.com. يجب إرسال جميع الاستفسارات الأخرى إلى APinquiries@wmata.com.