Facturación automatizada de proveedores
Correo electrónico: Las facturas pueden enviarse por correo electrónico: apinvoice@wmata.com. Por favor, envíe una factura y documentación de apoyo según el archivo adjunto PDF. Puedes enviar más de un archivo adjunto en PDF por correo electrónico.
Fax: Facturas enviadas por número de fax 1-866-534-9063. Por favor, envíe una factura y toda la documentación de respaldo de esta factura por fax.
Correo Normal: Esta es una nueva dirección de apartado postal para WMATA que solo es para el propósito de facturas de proveedores. Por favor, no envíes correspondencia a esta dirección y actualiza tus registros en consecuencia.
WMATA - Cuentas a pagar
Apartado de correos 1910
Beltsville, MD 20704-1910
Requisitos de facturación
Cada factura debe contener la siguiente información. El incumplimiento puede provocar retrasos en el procesamiento o la devolución de la factura.
- Nombre del proveedor claramente escrito y visible; No debe ser solo parte de un logo.
- Un número de factura único para cada envío o servicio. No incluyas puntuación ni caracteres especiales ni reutilices ningún número de factura en un plazo de 24 meses.
- Fecha de facturación
- Términos de pago
- Total de la factura
- Remitir a: la dirección/información debe estar claramente escrita y visible en cada factura.
- Número de orden de compra: La orden de compra debe incluirse en cada factura presentada. A continuación debe estar de acuerdo con WMATA orden de libertad condicional otorgada.
- Términos de carga - dirección "Ship to"
- Descripción de cada artículo que se está facturando. Cada factura debe detallar productos, materiales, suministros, piezas, equipos, mano de obra (es decir, instalación o servicios) y listar el coste correspondiente por artículo. Las descripciones técnicas y/o los números de modelo o piezas (por sí solos) no son descripciones suficientes.
- Cantidad por línea
- Coste del artículo unitario
- Coste ampliado por artículo
- Costes totales de flete/manipulación solo cuando se haya aprobado previamente en WMATA se le conceda la orden de libertad de compra
- Contacto: El nombre y la dirección de correo electrónico deben aparecer en cada factura enviada, de lo contrario serán rechazados
Toda la documentación de apoyo de una factura debe enviarse junto con la factura en el momento de la facturación. Todos los proveedores de servicios/contratistas deben incluir documentación de apoyo APROBADA para los servicios y la mano de obra realizada (es decir, hojas de horas que incluyan detalles de subcontrato/DBE). Los documentos de respaldo deben cumplir con los términos y condiciones del contrato. Habrá un retraso en el pago o no pago si se recibe una factura sin los documentos justificados cuando sea necesario.
Notificaciones
Una función de notificación automatizada permite al proveedor hacer un seguimiento de las facturas durante todo el proceso de aprobación.
- Notificación 1: El proveedor recibe la notificación tras la presentación exitosa de que la factura ha sido recibida. La información de contacto se proporcionará en el correo electrónico si hay preguntas adicionales.
- Notificación 2: Notifica que la factura está en proceso de pago.
- Notificación 3: Notificación de que la factura ha sido aprobada para el pago.
- Notificación 4: El proveedor recibe este aviso solo si la factura ha sido rechazada. El aviso incluirá detalles sobre el rechazo y información de contacto específica para la resolución del problema.
Si tienes alguna pregunta sobre cómo presentar una factura a través de este nuevo proceso, ponte en contacto con wmata_invproc@databankimx.com. Todas las demás consultas deben enviarse a APinquiries@wmata.com.