Faturamento Automatizado de Fornecedores

E-mail: As faturas podem ser enviadas por e-mail: apinvoice@wmata.com. Por favor, envie uma fatura e documentação de apoio conforme anexo PDF. Você pode enviar mais de um anexo PDF por e-mail.

Fax: Faturas enviadas via Fax número 1-866-534-9063. Por favor, envie uma fatura e toda a documentação de apoio dessa fatura por fax.

Correspondência Regular: Este é um novo endereço de caixa postal para WMATA que é apenas para fins de faturas de fornecedores. Por favor, não envie correspondência para este endereço e atualize seus registros de acordo.

WMATA - Contas a Pagar
Caixa Postal 1910
Beltsville, MD 20704-1910

Requisitos de fatura

Cada fatura deve conter as seguintes informações. O descumprimento pode resultar em atrasos no processamento ou devolução da fatura.

  • Nome do Vendedor claramente escrito e visível; não deve ser apenas parte de um logo.
  • Um número de fatura único para cada remessa ou serviço. Não inclua pontuação ou caracteres especiais, nem reutilize nenhum número de nota fiscal em até 24 meses.
  • Data da Fatura
  • Termos de Pagamento
  • Valor total da fatura
  • Remeta Para: endereço/informação deve estar claramente escrito e visível em cada nota fiscal.
  • Número do Pedido de Compra: O Pedido de Compra deve estar incluído em cada fatura enviada. Abaixo deve estar de acordo com WMATA oficial concedido.
    • Termos de Frete - endereço "Enviar Para"
    • Descrição de cada item que está sendo faturado. Cada fatura deve detalhar produtos, materiais, suprimentos, peças, equipamentos, mão de obra (ou seja, instalação ou serviços) e listar o custo correspondente por item. Descrições técnicas e/ou números de modelo ou peça (isoladamente) não são descrições suficientes.
    • Quantidade por item
    • Custo do Item Unit
    • Custo Estendido por item
    • Custos totais de frete/manuseio somente quando previamente aprovados em WMATA concesso de postura
  • Contato: Nome e endereço de e-mail devem estar em cada fatura enviada, caso contrário serão rejeitados

Toda a documentação de apoio para uma fatura deve ser enviada junto com a fatura no momento da faturação. Todos os prestadores de serviços/empreiteiros são obrigados a incluir documentação de apoio APROVADA para os serviços e a mão de obra realizada (ou seja, folhas de ponto incluindo detalhes de subcontratados/DBE). Documentos de apoio devem estar em conformidade com os termos e condições do contrato. Haverá atraso no pagamento ou não pagamento se uma fatura for recebida sem documentos comprovativos adequados quando necessário.

Notificações

Um recurso de notificação automatizada permite que o fornecedor acompanhe as faturas durante todo o processo de aprovação.

  • Notificação 1: O fornecedor recebe notificação após o envio bem-sucedido de que a fatura foi recebida. As informações de contato serão fornecidas no e-mail caso haja perguntas adicionais.
  • Notificação 2: Avise que a fatura está no processo de pagamento.
  • Notificação 3: Avise que a fatura foi aprovada para pagamento.
  • Notificação 4: O vendedor recebe este aviso apenas se a fatura tiver sido rejeitada. O aviso incluirá detalhes da rejeição e informações de contato específicas para a resolução do problema.

Se você tiver alguma dúvida sobre como enviar uma fatura por meio deste novo processo, entre em contato com wmata_invproc@databankimx.com. Todas as outras consultas devem ser enviadas para APinquiries@wmata.com.