Автоматизированное выставление счетов поставщикам

Электронная почта: Счета можно отправлять по электронной почте: apinvoice@wmata.com. Пожалуйста, предоставьте один счет и сопутствующую документацию в приложении PDF. Вы можете отправить более одного PDF-приложения на каждое письмо.

Факс: Счета поданы по факсу 1-866-534-9063. Пожалуйста, отправьте один счет и любую/все сопутствующие документы по этому счету по факсу.

Обычная почта: Это новый адрес почтового ящика для WMATA , предназначенный только для счетов поставщиков. Пожалуйста, не отправляйте переписку на этот адрес и обновляйте свои записи соответственно.

WMATA - Кредиторские счета
Почтовый ящик 1910 года
Белтсвилл, Мэриленд 20704-1910

Требования к счетам

Каждый счёт должен содержать следующую информацию. Несоблюдение может привести к задержкам в обработке или возврату счета.

Имя продавца чётко написано и видно; не должно быть просто частью логотипа.
Уникальный номер счета для каждой отправки или услуги. Не включайте пунктуацию, специальные символы и не используйте номер счета повторно в течение 24 месяцев.
Дата выставления счета
Условия оплаты
Общая сумма счета
Передать: адрес/информация должны быть чётко указаны и видны на каждом счете.
Номер заказа: Заказ на покупку должен быть включен в каждый поданный счет. Ниже должно соответствовать WMATA присуждённой PO.
- Термины перевозки — адрес «Отправка к нему»
- Описание каждого товара, который выставляет счет. В каждом счете должны быть указаны продукты, материалы, материалы, запчасти, оборудование, рабочая сила (то есть установка или услуги) и указана соответствующая стоимость на каждый товар. Технические описания и/или номера моделей или деталей (сами по себе) не являются достаточными описаниями.
- Количество по строкам
- Стоимость единицы товара
- Расширенная стоимость по товарам
- Общие расходы на перевозку/обработку только при предварительном одобрении WMATA присуждённого заказа
Контакт: Имя и адрес электронной почты должны быть указаны в каждом счёте, иначе будет отклонён

Вся подтверждающая документация для счета должна быть отправлена вместе с ним при выставлении счета. Все поставщики услуг/подрядчики обязаны включать ОДОБРЕННУЮ подтверждающую документацию для выполняемых услуг и работы (например, табели рабочего времени с данными субподряда/DBE). Подтверждающие документы должны соответствовать условиям контракта. Если счет будет получен без надлежащих подтверждающих документов, возникнет задержка с оплатой или неоплата.

Уведомления

Автоматизированная функция уведомления позволяет поставщику отслеживать счета на протяжении всего процесса утверждения.

Уведомление 1: Поставщик получает уведомление после успешной подачи счета о получении счета. Контактная информация будет предоставлена по электронной почте, если возникнут дополнительные вопросы.
Уведомление 2: Обратите внимание, что счет находится в процессе оплаты.
Уведомление 3: Обратите внимание, что счет одобрен к оплате.
Уведомление 4: Поставщик получает это уведомление только в случае отклонения счета. В уведомлении будут указаны детали отказа и конкретная контактная информация для решения вопроса.

Если у вас есть вопросы о том, как отправить счет через этот новый процесс, пожалуйста, свяжитесь с wmata_invproc@databankimx.com. Все остальные запросы следует отправлять в APinquiries@wmata.com.