صدور خودکار فاکتور فروشندگان
ایمیل: فاکتورها را می توان از طریق ایمیل ارسال کرد: apinvoice@wmata.com. لطفا یک فاکتور و مدارک پشتیبان را در هر پیوست PDF ارسال کنید. شما می توانید بیش از یک پیوست PDF در هر ایمیل ارسال کنید.
فکس: فاکتورها از طریق شماره فکس 1-866-534-9063 ارسال شده اند. لطفا یک فاکتور و هرگونه یا تمام مدارک پشتیبان این فاکتور را در هر فکس ارسال کنید.
پست معمولی: این یک آدرس صندوق پستی جدید برای WMATA است که فقط برای فاکتورهای فروشنده است. لطفا مکاتبات خود را به این آدرس ارسال نکنید و سوابق خود را بر اساس آن به روزرسانی کنید.
WMATA - حساب های پرداختنی
صندوق پستی ۱۹۱۰
بلتسویل، مریلند ۲۰۷۰۴-۱۹۱۰
الزامات فاکتور
هر فاکتور باید شامل اطلاعات زیر باشد. عدم رعایت ممکن است منجر به تأخیر در پردازش یا بازگرداندن فاکتور شود.
- نام فروشنده به وضوح نوشته شده و قابل مشاهده است؛ نباید فقط بخشی از یک لوگو باشد.
- یک شماره فاکتور منحصر به فرد برای هر محموله یا خدمت. در طول ۲۴ ماه از علامت گذاری یا حروف خاص استفاده نکنید و هیچ شماره فاکتوری را مجددا استفاده نکنید.
- تاریخ صدور فاکتور
- شرایط پرداخت
- مبلغ کل فاکتور
- ارسال به: آدرس/اطلاعات باید به وضوح نوشته شده و روی هر فاکتور قابل مشاهده باشد.
- شماره سفارش خرید: سفارش خرید باید در هر فاکتور ارسال شده درج شود. موارد زیر باید مطابق با WMATA PO اعطا شده باشند.
- شرایط حمل و نقل - آدرس «ارسال به»
- توضیحات مربوط به هر کالایی که فاکتور می شود. هر فاکتور باید محصولات، مواد، لوازم، قطعات، تجهیزات، نیروی کار (یعنی نصب یا خدمات) را فهرست کند و هزینه مرتبط هر مورد را فهرست کند. توصیف های فنی و/یا شماره مدل یا قطعه (به تنهایی) توصیف کافی نیستند.
- مقدار به خط آیتم
- هزینه واحد آیتم
- هزینه تمدید شده بر اساس قلم
- کل هزینه های بار/جابجایی فقط زمانی که قبلا در سفارش سفارش اعطا شده تأیید شده WMATA باشد
- تماس: نام و آدرس ایمیل باید روی هر فاکتور ارسال شده باشد، در غیر این صورت رد خواهد شد
تمام مدارک پشتیبان برای فاکتور باید هنگام صدور فاکتور همراه فاکتور ارسال شود. تمام ارائه دهندگان خدمات/پیمانکاران ملزم به ارائه مدارک پشتیبانی تأییدشده برای خدمات و نیروی کار انجام شده (یعنی برگه های زمان بندی شامل جزئیات قراردادهای فرعی/DBE) هستند. اسناد پشتیبان باید با شرایط و ضوابط قرارداد مطابقت داشته باشند. اگر فاکتور بدون مدارک پشتیبان مناسب دریافت شود، پرداخت یا عدم پرداخت تأخیر خواهد داشت.
اعلان ها
ویژگی اعلان خودکار به فروشنده اجازه می دهد فاکتورها را در طول فرایند تأیید پیگیری کند.
- اطلاعیه ۱: فروشنده پس از ارسال موفق، اطلاعیه دریافت فاکتور را دریافت می کند. در صورت وجود سوالات بیشتر، اطلاعات تماس در ایمیل ارائه خواهد شد.
- اطلاعیه ۲: توجه کنید که فاکتور در فرآیند پرداخت است.
- اطلاعیه ۳: اطلاع دهید که فاکتور برای پرداخت تأیید شده است.
- اطلاعیه ۴: فروشنده این اطلاعیه را فقط در صورتی دریافت می کند که فاکتور رد شده باشد. اطلاعیه شامل جزئیات رد و اطلاعات تماس مشخص برای حل مسئله خواهد بود.
اگر سوالی درباره نحوه ارسال فاکتور از طریق این فرآیند جدید دارید، لطفا با wmata_invproc@databankimx.com تماس بگیرید. تمام استعلام های دیگر باید به APinquiries@wmata.com ارسال شود.