Facturation automatisée des fournisseurs

Email : Les factures peuvent être envoyées par e-mail : apinvoice@wmata.com. Veuillez soumettre une facture et une documentation justificative par pièce jointe PDF. Vous pouvez soumettre plus d’une pièce jointe PDF par email.

Fax : Factures soumises par fax numéro 1-866-534-9063. Veuillez soumettre une facture et toute la documentation justificative de cette facture par fax.

Courrier ordinaire : Il s’agit d’une nouvelle adresse de boîte postale pour WMATA qui est uniquement destinée aux factures fournisseurs. Merci de ne pas envoyer de correspondance à cette adresse, et veuillez mettre à jour vos dossiers en conséquence.

WMATA - Comptes fournisseurs
Boîte postale 1910
Beltsville, MD 20704-1910

Exigences de facturation

Chaque facture doit contenir les informations suivantes. Le non-respect peut entraîner des retards de traitement ou un retour de la facture.

  • Nom du fournisseur clairement écrit et visible ; ne doit pas seulement faire partie d’un logo.
  • Un numéro de facture unique pour chaque expédition ou service. N’incluez pas de ponctuation ni de caractères spéciaux, et ne réutilisez aucun numéro de facture dans les 24 mois.
  • Date de facture
  • Conditions de paiement
  • Montant total de la facture
  • À remettre : l’adresse/information doit être clairement écrite et visible sur chaque facture.
  • Numéro de commande d’achat : Le bon de commande doit être inclus sur chaque facture soumise. Ce qui suit doit être conforme à WMATA PO attribué.
    • Conditions de fret - adresse « Ship to »
    • Description de chaque article facturé. Chaque facture doit détailler les produits, matériaux, fournitures, pièces, équipements, main-d’œuvre (c’est-à-dire installation ou services) et indiquer le coût par article correspondant. Les descriptions techniques et/ou les numéros de modèle ou de pièce (seuls) ne suffisent pas.
    • Quantité par ligne
    • Coût unitaire de l’article
    • Coût étendu par article
    • Coûts totaux de fret/manutention uniquement lorsqu’ils ont été préalablement approuvés WMATA accordés au poste
  • Contact : Le nom et l’adresse e-mail doivent figurer sur chaque facture soumise, sinon ils seront rejetés

Toute la documentation justificative d’une facture doit être envoyée avec la facture au moment de la facturation. Tous les prestataires de services/entrepreneurs doivent inclure des documents APPROUVÉS pour les services et la main-d’œuvre réalisés (c’est-à-dire des feuilles de temps incluant les détails du sous-traitant/DBE). Les documents justificatifs doivent respecter les termes et conditions du contrat. Il y aura un retard de paiement ou un non-paiement si une facture est reçue sans documents justificatifs appropriés lorsque cela est nécessaire.

Notifications

Une fonction de notification automatisée permet au fournisseur de suivre les factures tout au long du processus d’approbation.

  • Notification 1 : Le vendeur reçoit un avis après soumission réussie que la facture a été reçue. Les coordonnées seront fournies dans l’email en cas de questions supplémentaires.
  • Notification 2 : Notez que la facture est en cours de paiement.
  • Notification 3 : Avis que la facture a été approuvée pour paiement.
  • Notification 4 : Le vendeur ne reçoit cet avis que si la facture a été rejetée. L’avis inclura les détails du refus ainsi que des coordonnées spécifiques pour la résolution du problème.

Si vous avez des questions sur la manière de soumettre une facture via ce nouveau processus, veuillez wmata_invproc@databankimx.com. Toutes les autres demandes doivent être envoyées à APinquiries@wmata.com.