Lập hóa đơn cho nhà cung cấp tự động
Thư điện tử: Có thể gửi hóa đơn qua email: apinvoice@wmata.com. Vui lòng gửi một hóa đơn và tài liệu hỗ trợ cho mỗi tệp đính kèm PDF. Bạn có thể gửi nhiều tệp đính kèm PDF cho mỗi email.
Số fax: Hóa đơn được gửi qua số Fax 1-866-534-9063. Vui lòng gửi một hóa đơn và bất kỳ / tất cả các tài liệu hỗ trợ cho hóa đơn này cho mỗi bản fax.
Thư thông thường: Đây là địa chỉ Hộp thư bưu điện mới dành cho WMATA chỉ dành cho mục đích xuất hóa đơn của nhà cung cấp. Vui lòng không gửi thư từ đến địa chỉ này và vui lòng cập nhật hồ sơ của bạn cho phù hợp.
WMATA - Các khoản phải trả
Hộp thư bưu điện 1910
Vành đai, MD 20704-1910
Yêu cầu về hóa đơn
Mỗi hóa đơn phải chứa các thông tin sau. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình xử lý hoặc trả lại hóa đơn.
- Tên nhà cung cấp được viết rõ ràng và hiển thị; không chỉ phải là một phần của logo.
- Số hóa đơn duy nhất cho mỗi lô hàng hoặc dịch vụ. Không bao gồm dấu câu hoặc ký tự đặc biệt hoặc sử dụng lại bất kỳ số hóa đơn nào trong vòng 24 tháng.
- Ngày lập hóa đơn
- Điều khoản thanh toán
- Tổng số tiền hóa đơn
- Chuyển đến: địa chỉ/thông tin phải được ghi rõ ràng và hiển thị trên mỗi hóa đơn.
- Số đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng phải được bao gồm trên mỗi hóa đơn được gửi. Dưới đây phải phù hợp với WMATA PO được trao.
- Điều khoản vận chuyển hàng hóa - địa chỉ "Gửi đến"
- Mô tả về từng mặt hàng được lập hóa đơn. Mỗi hóa đơn phải liệt kê các sản phẩm, vật tư, vật tư, bộ phận, thiết bị, nhân công (tức là lắp đặt hoặc dịch vụ) và liệt kê chi phí liên quan cho mỗi mặt hàng. Mô tả kỹ thuật và / hoặc kiểu máy hoặc số bộ phận (một mình) không phải là mô tả đầy đủ.
- Số lượng theo mục hàng
- Chi phí đơn vị
- Chi phí mở rộng theo mặt hàng
- Tổng chi phí vận chuyển/xử lý chỉ khi đã được phê duyệt trước đó trên WMATA PO được trao
- Liên hệ: Tên và Địa chỉ Email cần có trên mỗi hóa đơn được gửi nếu không sẽ bị từ chối
Tất cả tài liệu hỗ trợ cho hóa đơn phải được gửi cùng với hóa đơn tại thời điểm lập hóa đơn. Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ/nhà thầu được yêu cầu bao gồm tài liệu hỗ trợ ĐÃ ĐƯỢC PHÊ DUYỆT cho các dịch vụ và lao động được thực hiện (tức là bảng chấm công bao gồm chi tiết hợp đồng phụ/DBE). Các tài liệu hỗ trợ phải tuân thủ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Sẽ có sự chậm trễ trong việc thanh toán hoặc không thanh toán nếu nhận được hóa đơn mà không có giấy tờ chứng minh thích hợp khi được yêu cầu.
Thông báo
Tính năng thông báo tự động cho phép nhà cung cấp theo dõi hóa đơn trong suốt quá trình phê duyệt.
- Thông báo 1: Nhà cung cấp nhận được thông báo khi gửi thành công rằng hóa đơn đã được nhận. Thông tin liên hệ sẽ được cung cấp trong email nếu có thêm câu hỏi.
- Thông báo 2: Thông báo hóa đơn đang trong quá trình thanh toán.
- Thông báo 3: Thông báo hóa đơn đã được duyệt thanh toán.
- Thông báo 4: Nhà cung cấp chỉ nhận được thông báo này nếu hóa đơn đã bị từ chối. Thông báo sẽ bao gồm các chi tiết về việc từ chối và thông tin liên hệ cụ thể để giải quyết vấn đề.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách gửi hóa đơn thông qua quy trình mới này, vui lòng liên hệ với wmata_invproc@databankimx.com. Tất cả các yêu cầu khác nên được gửi đến APinquiries@wmata.com.